Pengertian dan Contoh SOP Secara Sederhana

Pengertian dan Contoh SOP Secara Sederhana

Agar setiap tugas dan fungsi dari berbagai elemen yang ada dalam suatu entitas dapat berjalan sesuai dengan semestinya, diperlukan panduan yang jelas dan detil agar aktifitas dapat berjalan sesuai harapan. Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan sistem yang secara sengaja dibuat untuk memudahkan, merapikan serta menertibkan tugas dan tanggung jawab yang mengikat elemen dalam entitas tersebut.

Manfaat, Cara Membuat dan contoh SOP perusahaan

Setelah membaca deskripsi singkat tentang SOP di atas, tentunya Anda dapat membayangkan seperti apa suatu instansi maupn perusahaan yang tidak menerapkan panduan ini. Dalam  penjelasan yang didapat dari kementerian pendayagunaan aparatur negara  tahun 2008, manfaat penerapan SOP terhadap suatu organisasi antara lain;

  • Sebagai suatu standar bagaimana cara pegawai untuk menyelesaikan pekerjaan spesifik sekaligus mengurangi peluang terjadinya kesalahan dan kelalaian.
  • Membantu staf agar lebih mandiri serta tidak tergantung kepada intervensi manajemen sehingga dapat mengurangi keterlibatan pimpinan pada pelaksanaan aktifitas kerja.
  • Sebagai dokumentasi tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas.
  • Menentukan standar kinerja yang dapat memberikan pegawai acuan untuk meningkatkan kinerja dan memudahkan evaluasi usaha yang sudah dilakukan.
  • Menciptakan materi untuk training yang bisa membantu para pegawai baru dalam mempelajari tugasnya.
  • Menjadi acuan kinerja suatu organisasi meliputi efisien serta manajemen.
  • Menjadi pedoman pegawai pada unit pelayanan dalam melakukan pekerjaannya.
  • Menghindari terjadinya tumpang tindih pelaksanaan tugas dan pelayanan.
  • Memudahkan analisa terhadap kesalahan prosedural sekaligus menjamin bahwa pelayanan dapat tetap berjalan dalam situasi apapun.

Selain manfaat di atas, cara pembuatan SOP hendaknya juga memenuhi beberapa prinsip diantaranya

  • kemudahan dan kejelasan,
  • efisiensi dan efektivitas,
  • terukur,
  • keselarasan,
  • orientasi kepada pengguna,
  • dinamis,
  • patuh terhadap hukum, dan kepastian hukum.

Sementara cara-cara yang umumnya digunakan dalam menyusun suatu SOP antara lain;

Membuat Susunan Kerja

Anda sebagai pemilik usaha atau kepala instansi dapat meminta kepada para manajer ataupun kepala bagian agar membicarakan kepada unit yang ada di bawahnya untuk menentukan apa saja perlu dicantumkan di dalam SOP.

Merencanakan Alur

Selanjutnya, Anda dapat menentukan format, menyetujui format serta mendesain template, menetapkan alur proses kemudian menentukan bagaimana dokumentasi SOP ini dapat diakses.

Wawancara

Lakukan tanya jawab pada para karyawan untuk mengenali apa saja aktivitas dalam keseharian kerja mereka.

Tulis, Bahas dan Sosialisasikan

Ketika hasil wawancara sudah Anda kumpulkan, periksa dokumen tata laksana kerja sehingga perusahaan dapat mulai menulis draft SOP. Berikutnya bahas kembali bersama pihak-pihak bersangkutan serta melihat masih adakah kesenjangan peraturan diantara pegawai dengan perusahaan. Jika sudah terjalin kesepakatan, SOP pun mulai dapat disosialisasikan.

Pelatihan

Ketika sudah disepakati serta disosialisasikan, selanjutnya lakukan pelatihan supaya SOP tersebut benar-benar dapat diterapkan dengan baik sesuai harapan.

Evaluasi

Dalam jangka waktu tertentu, misalnya setahun sekali perusahaan perlu melakukan evaluasi atas relevansi SOP dengan kenyataan di lapangan. Ketahui adakah hal yang perlu ditambah ataupun dihilangkan.

Contoh SOP perusahaan

SOP PT. Semesta Indah

Tujuan

  • Menyediakan layanan jasa sablon kaos dan pembuatan kaos polos.
  • Menyediakan layanan berupa pembuatan kaos polos dan jasa sablon profesional dan tepercaya.
  • Menyediakan berbagai produk kaos untuk berbagai keperluan.
  • Membantu menyediakan solusi marketing yang mudah murah dan efisien.

Prosedur Kerja

  • Pekerja masuk dari hari Senin hingga Sabtu.
  • Pukul 9:00 semua pekerja harus sudah datang di tempat kerja.
  • Pukul 12.00 hingga 13.00 seluruh pekerja diizinkan istirahat,
  • Hari Jumat, pekerja diizinkan istirahat sampai pukul 13.30.
  • Pukul 18.00, pekerja diizinkan pulang, sementara untuk yang pekerjaannya masih belum selesai diberikan waktu lembur.
  • Lembur diatas pukul 19.00 maka dibayar sesuai degan peraturan perusahaan.

Demikianlah penjelasan singkat tentang pengertian, manfaat dan contoh SOP secara sederhana. Semoga dapat memberikan manfaat.